告知书，是各类合同、协议、承诺书等法律文件的重要组成部分，一份完备的告知书不仅应当按照规范的格式进行编写，而且应当合理组织内容，充分表达意图，以保证其法律效力及合法性。
告知书的基本格式要求：应当包括标题、正文、附件等部分。其中，文字要求简明扼要，重点突出，无歧义；附件要求真实准确，对正文内容有补充说明或明示。
告知书的内容结构：应当围绕主要内容进行组织，注重逻辑性、条理性，合理排版。一般情况下，可分为正文前言、正文主体、正文结束语、附件等部分。
编写告知书应当注意以下事项：① 突出表述重点，以明确告知目的；② 避免使用模糊、含糊的语言，切勿涉及主管部门未经批准的内容；③ 充分考虑双方的利益关系，做到公平合理；④ 按规定进行签署、加盖印章，以确保法律效力。